La più grande biblioteca al mondo, “The Library of Congress” a Washington conserva oltre 158 milioni di documenti in 470 lingue. Riuscite ad immaginare cosa provereste entrandovi? Probabilmente, la sensazione più comune sarebbe quella di “impotenza”, impotenza rispetto ad una quantità così ingente di fonti di conoscenza, da non sapere proprio da dove cominciare.
Oggi, bombardati da flussi continui di dati, ci troviamo inconsciamente in una situazione analoga, con un’immensa quantità di dati che evolvono real-time e la difficoltà di ricercare ed estrapolare le giuste informazioni per noi necessarie in quel momento e in quella circostanza.
L’innovazione e la tecnologia, come spesso accade, sono un fondamentale aiuto per non sentirci persi anche di fronte ad un ginepraio di dati in rapido cambiamento e un’esigenza specifica da dover soddisfare in tempi brevi.
La ricerca full text, che approfondiremo in questo articolo, è la chiave di volta per risolvere problemi di questa natura: reperire informazioni tra migliaia di documenti in modo semplice e rapido.
Vediamo meglio di cosa si tratta…
Cos’è la ricerca full text?
La ricerca full text vuol dire letteralmente “ricerca a testo intero” e consiste nella possibilità di cercare un termine specifico nei file stoccati nell’archivio digitale. Per farlo, il motore di ricerca esamina ogni parola in ciascuno dei documenti archiviati. Il sistema permette inoltre di individuare in quale punto del documento si trovano le parole cercate e la loro posizione nel documento.
La ricerca full text è uno strumento risolutivo e indispensabile per tutte le aziende che non vogliono perdere dati importanti e necessitano di reperirli in tempo record.
Ricerca full text o ricerca per metadati? Strumenti a confronto
Confrontiamo due strumenti di ricerca, uno più tradizionale, l’altro più innovativo: vediamo nel dettaglio le differenze tra la ricerca full text e quella per metadati.
I metadati sono un insieme di dati aggiuntivi associati a dei contenuti che rispondono a degli standard propri dell’archiviazione documentale digitale. Sono, in sostanza, dati strutturati che consentono la ricerca, la localizzazione, la selezione e la conferma di effettiva disponibilità di un documento. La ricerca per metadati permette di fare una ricerca sui campi memorizzati nei metadati associati ai contenuti.
Tuttavia, le informazioni relative al documento presenti nei metadati non lo descrivono nei suoi dettagli. Quindi, se si ha la necessità di rintracciare un documento a partire da una parola o una frase all’interno di qualsiasi documento, è la ricerca full text lo strumento più corretto da utilizzare, che permette di risparmiare tempo e risorse e di trovare il file ricercato anche quando non si è in possesso di informazioni relative ai suoi metadati. Con la ricerca full text, è possibile impostare diverse tipologie di ricerca, tra cui:
- Ricerca per singolo termine
- Ricerca per frase
- Ricerca della compresenza di due keyword
- Ricerca per esclusione di una keyword
- Ricerca per campi
- Ricerca per range
I vantaggi della ricerca full text
Ogni giorno veniamo travolti da una marea di dati. Dato il loro quantitativo e la velocità nella quale vengono accumulati durante le giornate di lavoro, non riusciamo a immagazzinarli con criterio o a ritrovarli quando ne abbiamo bisogno. Eppure, i file e le informazioni che accumuliamo e che sono generati costantemente dall’utilizzo dei nostri dispositivi e dalla fruizione di servizi possono essere una grande ricchezza per il nostro business.
Per trasformare i dati in elementi di vantaggio competitivo occorre abbattere alcuni ostacoli come il tempo richiesto per consultare e la difficoltà di reperimento.
Utilizzare la ricerca full text ti permette di:
- Reperire in modo facile le informazioni ricercate all’interno dell’archivio
- Trovare i documenti riguardanti una medesima pratica;
- Monitorare i documenti tramite lo storico di attività ad essi associati;
- Ridurre del 90% i tempi di recupero delle informazioni di cui hai bisogno
La ricerca full text in COMsy Ticket Manager
All’interno del nostro COMsy Ticket Manager è stato inserito un sistema di ricerca full text chiamato Elasticsearch. Si tratta di un servizio di ricerca basato sul motore Lucene che permette una ricerca Full-Text all’interno dei documenti che si vogliono indicizzare.
Il Ticket Manager si occupa di indicizzare i Ticket e relativi allegati per poi permettere delle ricerche full-text sia sui dati principali di un Ticket sia sulla trascrizione dei suoi allegati. Qualora sia previsto un processo di classificazione automatica che integra anche funzionalità di analisi semantica e named entity recognition, la ricerca full-text fornisce ulteriore valore ed efficacia perché permette un’estrazione che tiene conto anche di queste ulteriori informazioni.
Grazie all’integrazione di Elasticsearch, quindi, con poche informazioni è possibile eseguire ricerche rapide su tutti i ticket e allegati indicizzati, riuscendo sempre ad individuare le informazioni che soddisfano al meglio la nostra richiesta con notevole risparmio di tempo ed energie.
