La Posta Elettronica Certificata è uno strumento di incontrovertibile efficacia che unisce la comodità e la rapidità dell’e-mail alla sicurezza e alla validità legale di una raccomandata. Tuttavia, quando un’azienda si trova a gestire grandi quantità di PEC, si possono generare alcuni inconvenienti che possono rallentare i processi di lavorazione. Uno dei tanti è il pericolo che i tempi di smistamento si allunghino perché gli operatori devono individuare manualmente fonte e argomento della posta per poterla orientare all’opportuno ufficio di competenza. Come si può immaginare, il rischio dell’errore umano è, in questi casi, molto alto e può comportare lo smarrimento e la mancata lavorazione di alcune PEC.

È chiaro che un tale approccio rischia di creare un rallentamento del flusso operativo, inaccettabile per un’azienda di successo. Questi imperdonabili errori manageriali oltre a creare un enorme danno per l’azienda, che raccoglierà sul lungo termine le conseguenze di un workflow scarsamente efficiente, causeranno un danno pressocché immediato ai clienti finali, che resteranno delusi dalla mancanza di risultati tangibili immediati.

Per salvare i flussi di lavorazione dal totale collasso, la più moderna tecnologia ha lanciato uno strumento digitale che permette una gestione puntuale e sicura della lavorazione delle PEC.

La creazione di un PEC Manager parte da queste semplici, ma non banali domande: si può rendere automatizzabile il processo di identificazione del destinatario a cui inoltrare la posta? Si può aiutare l’operatore a identificare immediatamente i messaggi da lavorare? È possibile mostrare le tempistiche entro le quali ultimare la lavorazione per agevolare il lavoro di squadra e garantire determinati SLA?

La buona notizia è che la risposta è sì. Se anche la tua azienda si pone queste domande, un PEC Manager può effettivamente essere la strategia giusta per salvare i tuoi processi produttivi, indirizzando i flussi di lavorazione in canali ben progettati, che portino con efficienza e fluidità, al raggiungimento della meta.

Cos’è un PEC Manager?

Il PEC Manager nasce per agevolare l’organizzazione aziendale, gestire simultaneamente più account PEC ed evolvere il proprio approccio alla posta elettronica certificata. L’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale permette di migliorare il servizio clienti sia delle Pubbliche Amministrazioni che delle aziende private.

Nel mondo della Pubblica Amministrazione, la gestione della posta elettronica certificata è cardinale per l’organizzazione del lavoro quotidiano, e nelle medie e grandi imprese è l’unica strategia possibile per ottimizzare l’efficienza del flusso di lavoro. In entrambi i contesti l’analisi semantica e l’elaborazione del linguaggio naturale permettono al PEC Manager di riconoscere automaticamente e rapidamente la natura del testo e di identificare gli elementi tramite i quali il sistema può individuare l’oggetto della PEC, l’urgenza della richiesta e l’area di competenza della lavorazione.

Uno dei preziosi vantaggi di questa tecnologia è la sua capacità di coniugare il lavoro umano con quello dell’Intelligenza Artificiale. Infatti, l’utilizzo di un PEC Manager consente di risparmiare l’80% del lavoro manuale dedicato ai processi di smistamento e attribuzione della posta certificata. Questa efficiente economia di tempo consente agli operatori umani di dedicarsi ad altre attività che meglio impiegano il loro talento e le loro energie, mentre l’AI si occupa di tutto il resto.

Questa tecnologia è una risorsa per potenziare i workflow aziendali, senza in alcun modo stravolgerli. Un paragone calzante è quello con l’uso del registratore di cassa automatico negli esercizi commerciali. Nel passaggio dalla computazione manuale a quella automatica, il processo lavorativo è rimasto invariato, ma la procedura è ora estremamente più rapida, efficiente e a prova di errore.

Insomma, il PEC Manager è un software specializzato che supporta le imprese e le Pubbliche Amministrazioni nella loro transizione digitale e permette la strutturazione di un ambiente lavorativo in cui i flussi produttivi sono migliorati dal digitale, senza esserne stravolti.

Come scegliere il PEC Manager giusto per te?

Un PEC Manager di qualità non si limita a smistare le PEC in entrata, ha anche numerose altre funzioni che riguardano la gestione delle PEC in uscita e la regolamentazione e il controllo dei flussi di posta elettronica certificata da parte degli amministratori.

Le funzioni disponibili nei migliori PEC Manager ad oggi permettono:

• l’elaborazione delle e-mail;
• il loro inoltro automatico ai reparti di competenza;
• una potente ricerca all’interno del contenuto dei messaggi;
• il filtraggio e l’archiviazione dei messaggi;
• la gestione della consegna dei messaggi in uscita;
• Il monitoraggio della consegna;
• il controllo e la convalida dei dati immessi;
• l’integrazione con servizi di firma digitale;
• report e monitor per il controllo dei volumi e degli SLA.

Se scendiamo più nel dettaglio, per descrivere al meglio le funzioni da esigere da un sistema di controllo PEC, è bene procedere per categoria:

• Funzioni per la gestione delle PEC in entrata: come abbiamo anticipato, queste funzioni includono la gestione del traffico, l’archiviazione dei messaggi, la garanzia che lo spazio della posta in arrivo sia sempre libero e l’impostazione di efficaci permessi di lettura. Di vitale importanza è anche la possibilità di bloccare la cancellazione dei messaggi, onde evitare che l’errore umano causi la perdita di dati preziosi.
  
• Funzioni di gestione delle PEC in uscita: il sistema può automatizzare il processo di invio delle PEC in uscita fornendo funzionalità come l’associazione automatica delle ricevute di ritorno, l’invio massivo di PEC a destinatari selezionati e la gestione delle PEC con errori. Consente inoltre agli utenti di gestire facilmente grandi volumi di PEC con il minimo sforzo, riducendo gli errori associati alla gestione manuale della posta elettronica e fornendo un ambiente sicuro per lo scambio di dati. Tra le varie funzioni, quella che permette l’inoltro massivo consente agli utenti di inviare e-mail certificate a più destinatari con un solo click, rendendolo uno strumento efficiente per le aziende che devono inviare grandi quantità di e-mail in modo rapido e sicuro.
  
• Funzioni di amministratore: i PEC Manager più avanzati forniscono funzioni amministrative che coadiuvano il controllo di gestione. Il sistema ti permette di disegnare il tuo organigramma con uffici e ruoli, creare liste di utenti che utilizzeranno il servizio, associare visibilità e permessi agli utenti in base al loro ruolo. Per esempio, in un buon PEC Manager sarà possibile impostare un utente “Amministratore” che oltre a poter configurare i servizi PEC, disporrà dei permessi di accesso a tutti i messaggi, potrà monitorarne le lavorazioni e gestire eventuali anomalie.

Il processo di gestione PEC in COMsy Platform

Il processo di gestione di PEC in COMsy Platform rappresenta una soluzione completa per il processamento delle tue PEC, che include tutti i vantaggi illustrati poc’anzi.

La funzione di smistatore di PEC dà la possibilità di analizzare in maniera automatica il contenuto dei messaggi così da poter assegnare la posta al reparto di competenza in maniera rapida, sicura e intelligente. Il processo di gestione PEC della piattaforma COMsy consente di effettuare ricerche full-text nel corpo e negli allegati delle PEC, applicare al flusso di gestione statistiche e monitoring che permettano all’incaricato del controllo dei processi di visualizzare quante mail certificate sono ancora da lavorare, in quanto tempo sono mediamente lavorate e quali sono i reparti in ritardo sul lavoro.

Con COMsy Platform è possibile, inoltre, profilare gli utenti abilitati all’invio della PEC, ovvero indicare chi è autorizzato agli invii, e settare delle regole automatiche, non solo per lo smistamento delle e-mail certificate, ma anche per le due date relative alle loro lavorazioni, cosicché giungano all’operatore delle notifiche come remainder ed eventualmente delle segnalazioni alla direzione nel caso in cui la pratica venga gestita con un ritardo non tollerabile.

Un’ altra funzione utilissima è la possibilità di estrarre report dei flussi di lavorazione delle PEC e, soprattutto, monitorare eventuali anomalie del processo.

In conclusione, COMsy Platform, nel processo di gestione delle PEC, coniuga il suo efficace sistema di ticketing con l’ottimale gestione dei processi che, da sempre, contraddistingue la piattaforma.