Arriva sempre per le aziende un momento in cui si rende indispensabile rinnovare i propri sistemi informativi, sia che si voglia installare un software da zero, sia per fare un upgrade di nuove funzioni. Così, come per ogni progetto aziendale, è importante prevedere e stimare i COSTI con la massima precisione.
Accade spesso, però, che tali costi vengano sottostimati perché in fase di progettazione è difficile prevedere tutte le esigenze che nasceranno durante l’implementazione del nuovo sistema.
In questo articolo cercheremo di far luce su quali sono i costi che le aziende devono sostenere quando decidono di acquistare o cambiare il software per il Contact Center.
LA PRIMA COSA DA FARE: DEFINIRE UN BUDGET
Il primo passo da compiere, prima di acquistare una soluzione di Contact Center, è quello di pianificare gli obiettivi da raggiungere e, insieme al partner o alla software house, stabilire un BUDGET per l’implementazione ed installazione della nuova soluzione.
Come si stima un budget per un progetto di tale portata? In primo luogo è necessario analizzare tutti i costi e le spese che l’azienda deve sostenere, considerando anche eventuali imprevisti.
Infatti, un partner competente è quello che aiuta il cliente a far emergere tutte le spese da sostenere, anche quelle che potrebbero nascere in seguito ad imprevisti o esigenze non analizzate.
Bisogna distinguere tra due tipologie di costi: COSTI FISSI e COSTI VARIABILI.
COSTI FISSI: L’INFRASTRUTTURA
La prima tipologia di spese per calcolare un budget e che rientra nella tipologia di costi fissi sono quelli legati all’acquisto dell’infrastruttura:
- Acquisto di licenze, ossia i costi per l’attivazione del servizio di utilizzo del Software di Contact Center;
- Canone mensile o annuale (per l’hosting Cloud se le licenze d’uso sono erogate in modalità Saas o server in Cloud);
- Eventuali moduli aggiuntivi.
COSTI VARIABILI: AVVIO DEL PROGETTO
I costi variabili sono quelli che variano proporzionalmente alla portata e alla complessità del progetto.
Per fare un esempio semplicistico: implementare un software di Contact Center in un’azienda con 5 impiegati avrà un costo diverso rispetto all’implementazione dello stesso progetto in un’azienda che di impiegati ne ha 1000.
Tra i costi variabili rientrano dunque quelli relativi all’avvio del progetto e sono:
- Analisi iniziale;
- Parametrizzazione del sistema di Call justify;
- Migrazione dei dati;
- Test e collaudo;
- Formazione agli operatori.
COSTI NON CALCOLATI
Altri costi che spesso vengono tralasciati quando si stima un budget sono:
- Tempistiche di analisi e coordinamento del progetto con la direzione;
- Tempistiche di formazione, che variano in base al grado di apprendimento e coinvolgimento della persona nel progetto;
- Assistenza e affiancamento fino al golive.
QUALCHE CONSIGLIO
Come abbiamo visto, elaborare un budget è una delle parti più complesse dell’intero processo sia perché è difficile prevedere tutti i costi necessari a raggiungere gli obiettivi e sia perché questi costi possono variare a seconda delle dimensioni del progetto.
A causa di una mancata preventivazione precisa può accadere che durante l’implementazione del progetto emergano problematiche o imprevisti che potrebbero intaccare il budget iniziale.
Una soluzione a questa criticità è quella di gestire il progetto stabilendo insieme alla software house una stima del numero di giornate necessarie ad implementare il progetto permettendo così un controllo più efficace del consumo del budget.
